A valódi e-ügyintézés
Az IKeR célja egy integrált, korszerű, elektronikus önkormányzati kistérségi közigazgatási rendszer kialakítása, bevezetése és alkalmazása.
A rendszer keretében megvalósuló modulok:
•· Közigazgatási portál létrehozása. (EU-CLBPS 2. szint)
•· Elektronikus irat- és ügymenetkezelő workflow bevezetése. (EU-CLBPS 3. szint)
•· Feladat-költség alapú gazdálkodást támogató rendszer telepítése.
•· Kistérségi együttműködést, fejlesztést elősegítő térinformatikai erőforrás-térkép rendszer kiépítése.
Az Integrált Kistérségi e-Közigazgatási Rendszer támogatja az ügyfél oldali tevékenységeket, illetve a hivatal oldali tevékenységeket egyaránt. Az IKeR-ben elérhető alkalmazások, modulok alapvetően két nagyobb csoportra bonthatók:
Front-office oldalon elérhető modulok:
•· Társulási portál modul
•· Települési portál modul
•· Ügyfél portál modul
A Front-office oldal támogatása - az ügyfél oldal segítése
A társulási portál alapvető feladata, hogy gyűjtőportálként funkcionáljon, tehát minden olyan közös információ, adat, mely kistérségi szinten jelenik meg, álljon rendelkezésre elektronikusan elérhető formában. A települési portál feladata, hogy a településre jellemző adatokat tegye közzé és jelenítse meg az interneten, erősítve ezzel a hivatal - állampolgár kapcsolatot. Az ügyfél portál a regisztrált ügyfelek számára teszi lehetővé az elektronikus ügyindítást, mely során nemcsak az ügyindítás, hanem a folyamatban lévő ügyek további nyomon követése és megvalósul.
Back-office oldalon elérhető modulok:
•· Társulási portál modul
•· Települési portál modul
•· Hivatal felépítése modul
•· Ügyfél regisztrációs modul
•· Szignáló modul
•· Iratkezelő modul
•· Ügykezelő modul
•· Jogosultság kezelő modul
•· EtiKett
•· Levél postafiók
•· Corso alkalmazáscsoport (pénzügy, könyvelés, tárgyieszköz, készletgazdálkodás)
Back-office oldal támogatása - a hivatali oldal segítése
A társulási portál modul az arra jogosult felhasználók számára teszi lehetővé, hogy a gyűjtőportálon megjelenő adatokat szükség szerint karbantartsák, felügyeljék. A települési portál modul a kijelölt települési adminisztrátorok számára engedélyezi a települési portálon megjelenő információk kezelését, és menedzselését. A hivatal felépítése modul a felhasználók karbantartását hivatott megvalósítani, melyben az ügyintézők, és a képviselők adatainak felvitele és karbantartása történhet. Az ügyfélregisztráló modul, az elektronikus szolgáltatásokat igénybe vevő állampolgárok, és vállalkozások regisztrációját kezeli, azok módosítását és törlését tartja nyilván. A szignáló modul funkciója kettős, hiszen a modul kezeli az elektronikusan - regisztrált ügyfél által - indított és a hivatalban hagyományos módon intézett ügyek szignálását, valamint az elektronikusan indított és a hivatalban is elektronikusan kezelt ügytípusok ügyeinek szignálását. Az iratkezelő modul tartalmazza mindazon funkciókat, melyek az önkormányzati iktatási tevékenység során szükségesek lehetnek. Az ügykezelő modul az elektronikusan beküldött és a hivatalban is elektronikusan támogatott ügytípusok kezelését valósítja meg, számos olyan kötelező funkcióval melyek a törvényi előírásból adódnak és számos kényelmi funkcióval, mellyel az ügyintézési tevékenység gyorsabbá, átláthatóbbá és nyomon követhetőbbé válhat. A jogosultság kezelő modul alkalmas az egyes felhasználók számára előírt privilégiumok beállítására, szerepkörök és elemi tevékenységek hozzárendelésével egyaránt.
Front-office támogatás bővebb leírásban
Front-office támogatáson az ügyfél oldali támogatást értjük, az elektronikus ügyintézői rendszer ügyfél oldali komponenseit soroljuk ebbe a kategóriába. Az alábbi modulok tartoznak a front-office támogatásba:
· Társulási portál
A társulási portál lekérdező modulja az alábbi internet címről érhető el.
http://www.e-tarsulas.hu
Az internet oldalon bárki számára, korlátozás nélkül hozzáférhető a portál modul valamennyi funkciója.
A társulási portál lekérdező felülete öt fő területből áll, melyek önálló funkcionalitással rendelkeznek. Az egyes területeken megjelenő adatokat, egy erre a célra készített adminisztrátor felület segítségével tudja a kijelölt felhasználó módosítani. A portál navigáló menüsorai mindig elérhetőek, egyfajta keretet adva az internetes portál egységes megjelenésének.
· Települési portál
A települési portál lekérdező modulja az alábbi internet címről érhető el.
http://www.e-tarsulas.hu/településnév
A településnév paraméter mindenki számára a böngészni kívánt település nevét jelenti. Értelemszerűen, ha valaki a hajdúszoboszlói közigazgatási portált szeretné böngészni, akkor a szükséges cím a http://www.e-tarsulas.hu/hajduszoboszlo. A címsorba írandó elérési útvonalak ékezet nélkül és kisbetűvel értendők.
Az internet oldalon bárki számára, korlátozás nélkül hozzáférhető a portál modul valamennyi funkciója.
A települési portál lekérdező felülete öt fő területből áll, melyek önálló funkcionalitással rendelkeznek. Az egyes területeken megjelenő adatokat, egy erre a célra készített adminisztrátor felület segítségével tudja a kijelölt felhasználó módosítani. A portál navigáló menüsorai mindig elérhetőek, egyfajta keretet adva az internetes portál egységes megjelenésének. Jelen dokumentum a hajdúszoboszlói portál képernyőképeit tartalmazza, természetesen a feltöltött adatok és információk birtokában.
· Ügyfél portál
Az ügyfél portál, a települési portál ügyfélkapu menüpontjából elérhető a regisztrált ügyfelek számára.
Az ügyfél regisztráció, személyes megjelenéshez kötött adatfelvételt jelent, melynek eredményeképpen a regisztrált ügyfelek számára elérhetővé válik az elektronikus ügyindítás, az elektronikusan intézett ügyekben a folyamatos nyomon követés lehetősége.
Az ügyfél portál három fő funkcióból áll, melyek a következők. Elektronikus ügyindítás, közel 100 ügytípus esetében, saját ügyek nyomon követése, a hivatalban is elektronikusan intézett ügyek esetében, illetve jelszóváltoztatás. A regisztrált ügyfélnek az első portálra történő bejelentkezéskor a regisztrációkor kapott jelszavát azonnal meg kell változtatnia.
A front-office modulok az internetről érhetők el, bárki számára hozzáférhetők, annyi megkötéssel, hogy az ügyfél portál, mely az elektronikus ügyindítást és a folyamatban lévő ügyek nyomon követését támogatja, csak regisztrált ügyfelek számára hozzáférhető.
Back-office támogatás bővebb leírásban
Back-office támogatáson az ügyintéző oldali támogatást értjük, az elektronikus ügyintézői rendszer hivatal oldali komponenseit soroljuk ide.
Az alábbi modulok tartoznak a back-office támogatásba:
•· Társulási portál adminisztrációs modul
•· Települési portál adminisztrációs modul
•· Ügyintéző adminisztrációs modul
•· Képviselő adminisztrációs modul
•· Ügyfél regisztrációs modul
•· Szignálás modul
•· Iratkezelő modul
•· Ügykezelő modul
•· Jogosultság kezelő modul
•· EtiKett
•· Levél postafiók
•· Corso alkalmazáscsoport
Társulási portál adminisztrációs modul
A modul feladata, a társulási portálon megjelenő adatok karbantartása, új adatok felvitele, létező adattartalom módosítása, valamint a nem aktuális adatok törlése. A modul a jogosultsági rendszerben beállított felhasználók köre használhatja.
Települési portál adminisztrációs modul
A modul feladata, a települési portálon megjelenő adatok karbantartása, új adatok felvitele, létező adattartalom módosítása, valamint a nem aktuális adatok törlése. A modul figyelembe veszi a jogosultsági beállításokat.
Hivatal felépítése modul
A modul feladata, az önkormányzati felhasználók - ügyintézők, képviselők - karbantartása. A modulban új ügyintéző felvitelére, létező adatok módosítására, és ügyintéző törlésére van lehetőség. A modul kezeli és tárolja az önkormányzat belső szervezeti egységeit, melyekhez az ügyintézők tartozhatnak. Hasonlóan a képviselők karbantartásához, új képviselő felvitele, adatainak módosítása, és törlése, illetve bizottsághoz való rendelése tevékenységeket támogat a modul. A kialakított ügyintézői, illetve képviselői struktúrák bármikor megtekinthetők, a hierarchia ellenőrzése miatt. Az önkormányzati alapparaméterek - megnevezés, cím, stb. - szintén módosítható jellemzőként jelennek meg a modulban.
Ügyfél regisztrációs modul
A modul feladata, az ügyfelek - magánszemélyek, vállalkozások, alapítványok, egyesületek stb. - regisztrálása, az elektronikus ügyintézési szolgáltatások igénybe vételéhez. A regisztrált ügyfelek élhetnek az elektronikus ügyindítás lehetőségével, megtekinthetik folyamatban lévő ügyeiket, azokhoz továbbá beadványokat csatolhatnak, valamint választhatnak a hagyományos és az elektronikus ügyintézés között. A regisztrációt bizonyító, azt hitelesítő adatlap kerül kinyomtatásra, melyen a rendszer használatához szükséges információk találhatók. Az ügyfél bármely személyes adatában történő változása esetén, a regisztráció során megadott adatok módosítása szükséges, melyet szintén a hivatal ügyintézője aktualizál az elektronikus rendszerben.
Szignálás modul
A modul feladata, az elektronikusan - internetes ügyfélportálon - indított kérelmek szignálási tevékenységének támogatása. A rendszer támogatja az elektronikusa indított, de a hivatalban hagyományos ügyintézési folyamatban kezelt kérelmek szignálását, valamint az elektronikusan indított és a hivatalban elektronikusan kezelt kérelmek szignálását is.
Előbbi esetében a szignálási tevékenységet végző felhasználó a beküldött elektronikus kérelmet kinyomtatja, továbbá kinyomtatja az érkeztetésről szóló értesítést, és ezeket összefűzve adja át a hivatalban az iktatást végző ügyintézőnek. Ezt követően az adott ügy a hagyományos - papír alapú - ügyintézésnek megfelelően intéződik. Utóbbi esetben, - elektronikusan indított és a hivatalban is elektronikusan kezelt ügyek esetében - a szignáló feladata, egy ügyintéző kiválasztása, aki megkapja a ügyet, és az elektronikus rendszer támogatásával intézi el az ügyfél kérelmét.
Az eljárási törvény értelmében az ügyfél ügyindításkor kérheti az elektronikusan beadott kérelmének - elektronikus - visszaküldését, mely feladatot a szignáló modul, szintén támogat.
Iratkezelő modul
A modul feladata, az önkormányzat iratkezelési tevékenységének támogatása. A modul támogatja a főszám/alszám, és gyűjtőre történő iktatási tevékenységet, továbbá kezeli a BM által előírt irattári tervet, valamint saját irattári terv készítését. Támogatja a szükséges listák és riportok előállítását és nyomtatását. Az ügyintézői rendszerrel integrált módon működik, így megvalósítható az automatikus iktatási tevékenység az önkormányzat által kezelt elektronikusan indított és kezelt ügyek esetében.
Ügykezelő modul
A modul feladata, az önkormányzat elektronikus ügyintézési tevékenységének támogatása. A modulban az elektronikusan indított és az adott ügyintézőre szignált ügyek jelennek meg. A modul támogatja az ügyintéző munkáját, segíti azt, az ügyintézési folyamatot lépésekre bontva jogszabályi segítséget nyújt.
A rendszer beépített határidő figyelő rendszerrel rendelkezik, továbbá bármikor megtekinthetők az ügyfél által elektronikusan beküldött kérelmek, illetve az adott ügyhöz tartozó valamennyi elektronikus dokumentum is folyamatosan rendelkezésre áll.
Az IKeR-ben rendelkezésre álló ügykezelő modul, az elektronikus ügyintézési folyamatot támogatja, az ügyintézőt segíti a helyes döntések meghozatalában, az adatokat visszakereshetővé, ellenőrizhetővé és nyomon követhetővé téve. A modul alkalmazásával az ügyintézés átláthatóbb, gyorsabb és hatékonyabb lesz, hiszen valamennyi rendelkezésre álló információ a felhasználót támogatja.
Az ügykezelő modul által kezelt ügytípusok, számosságukat tekintve jelenleg öt darabot jelentenek, mely a projekt keretében további bővítésre kerül. A cél, hogy minél több, lehetőleg százas nagyságrendben álljanak rendelkezésre az elektronikusan támogatott ügytípusok, ehhez azonban gondos közigazgatási előkészítő munka szükséges.
Az ügykezelő modul az elektronikusan támogatott ügytípusokban, az ügyintézés folyamatát lépésekre bontva kezeli. Az ügyintézési lépések teljes mértékben lefedik és átfogják valamennyi ügytípusban az ügyintéző által végzett tevékenységeket. Az egyes ügyintézési lépések, további allépésekre bontva - több mint 300 - speciálisan meghatározzák azokat az elemi tevékenységeket, amelyeket az ügyintézőnek el kell végeznie.
A modul végigvezeti az ügyintézőt az iktatás lépésétől a döntés előkészítésén keresztül, egészen a döntés meghozataláig, illetve annak közléséig. Természetesen az ügyintézési folyamat, akár a hagyományos ügyintézésnél, elhúzódhat több napon keresztül. A modul ebben az esetben az adott ügy intézését, attól a lépéstől illetve allépéstől folytatja, ahol előző napon állt. A nyitott ügyek listája tájékoztatást ad arról, hogy az ügyintézőnek milyen folyamatban lévő ügyei vannak, azok mely lépésben járnak. A nyitott ügyek listájából egyet választva a kijelölt ügy intézése folytatódhat.
Az ügyintézés nem más, mint az elektronikusan beküldött kérelmek, hivatal oldali elektronikus támogatása, az azt megvalósító modul pedig az ügykezelő modul. Az ügyintézés során alapvető cél, hogy az ügy az első lépésből érjen el az utolsó lépésig a lehető legrövidebb idő alatt. Természetesen az ügyintézési folyamat, mivel többnapos ügyintézés lehetséges, számos tényező befolyásolhatja. Az ügyfél küldhet be kiegészítő beadványokat, - melyeket az ügyintézőnek el kell bírálnia - kérhet határidő hosszabbítást, az ügyintéző kérhet szakhatósági állásfoglalást, helyszíni szemlét rendelhet el, melyek mind befolyásolják az ügyintézés menetét. Az ügykezelő modulban rendelkezésre álló felület alkalmas arra, hogy az ügyintéző az adatokat és információkat együtt lássa és kezelje, tehát a helyes döntés meghozatalában támogassa.
Az ügyintézés során az ügyintéző számos dokumentumot készít, melyet papír alapú formában, vagy elektronikus formában küldhet meg az ügyfélnek. Az eljárási törvény lehetőséget ad az ügyfélnek abban a tekintetben, hogy az elektronikusan indított és a hivatalban is elektronikusan kezelt dokumentumok esetében választhat az ügyintézés - tájékoztatás - módjai között.
A dokumentumok szerkesztését beépített alkalmazással valósítja meg a modul, melyben minden dokumentum verzió megőrzésre és tárolásra kerül. Egy dokumentumot az ügyintéző több napon keresztül módosíthat, a módosításokat követően a mentéssel rögzítheti a változásokat, és az utolsó mentést követően kerülhet nyomtatásra, vagy elektronikus küldésre az irat.
Az irat utolsó mentését követően, nem módosítható formában kerül tárolásra a dokumentum, és a dokumentum listában megtekinthető a hivataltól kimenő kategóriában. A papíralapú ügyintézést - tájékoztatást - kérő ügyfélnek a nyomtatást követően az ügyintéző felelőssége a dokumentum postára adása és küldése az ügyfél számára. Az elektronikus dokumentumok esetében a modul az ügyintézőhöz rendelt digitális aláírással ellátva küldi el az iratot az ügyfél elektronikus postafiókjába. (Ezért kiemelt jelentőségű az ügyfélregisztrálásnál, a pontos e-mail cím megadása.) A digitális aláírással ellátott irat, Acrobat Reader programmal megnyitható .pdf csatolmányként jelenik meg a postafiókban.
Az ügyfél megnyitva a csatolmányt, meggyőződhet a dokumentum tartalmáról, és megtekintheti a digitális aláírás jellemzőit. Amennyiben a dokumentumot az aláírás óta nem módosították, biztos lehet abban, hogy a feladó írta alá és az aláírás hiteles. Ezek az információk megtalálhatók a dokumentum jellemzői között.
A regisztrált ügyfél által - elektronikusan beküldött - ügyhöz kapcsolódó egyéb beadványok megjelenítését szintén támogatja a modul. Tartalmazza az összes beadványt, kategóriákba sorolva. Az ügyfél a saját folyamatban lévő ügyéhez beadványokat küldhet be, szintén elektronikus formában.
A modul tárol, és visszakereshetővé tesz, valamennyi elektronikus formában meglévő dokumentumot, mely a konkrét ügyben előfordult. Tartalmazza az ügyfél kérelmét, az ügyfél által beküldött egyéb beadványokat, a rendszer által küldött értesítéseket, valamint az ügyintéző által készített dokumentumok elektronikus nézetét. A dokumentumok nem módosítható formában kerülnek tárolásra, elkerülve ezzel az esetleges visszaélések lehetőségét.
Az ügykezelő modul beépített - automatikus - határidő figyelő rendszerrel van ellátva. Valamennyi - ügykezelő modul által kezelt - ügyhöz a határidő figyelés elindul a rögzített paramétereknek megfelelően. A határidő figyelő rendszer tájékoztatja az ügyintézőt az ügyhöz kapcsolódó tevékenységek részhatáridejéről, és a teljes határidőről egyaránt. A modul információt ad a fontosabb tevékenységek elvégzésének időpontjáról, és rögzíti az ügyintézéssel töltött és az ügyintézési határidőbe nem számító - kieső - napok számát is.
Az ügykezelő modul valamennyi ügyintézési lépéshez tárol jogszabályi segítséget, melyek bármikor megtekinthetők, így segítve az ügyintézőt a helyes döntés meghozatalában. A jogszabályi segítség mindig az aktuális jogszabályokat tartalmazza, mivel ezek központilag kerülnek feltöltésre, illetve frissítésre.